【バーチャルオフィスの会議室における注目すべき点は?】

・値段だけで選ぶのはやめよう

→あなたが検討しているバーチャルオフィスにちゃんとした会議室があるかどうかは非常に重要です。起業時にはどうしても初期費用をなるべく安く抑えたいと考える為、どういった設備があるかというより値段がどうか、という部分に目が行きがちだと思います。しかしこう考えてみてください。例えば商談やミーティングはバーチャルオフィスの会議室を使うことになるだろうと想定した場合自分が特にこだわりがなくても相手はどう思うか?という話になってくるかと思います。値段を見つつ、来客された方の印象を落とさない最適解を探っていくべきなので、結論としては値段以外の様々な観点から選ぶべきでしょう。

・マンション、アパートでバーチャルオフィスを展開している所の注意点

→世の中のバーチャルオフィスには大きく分けて2種類あります。1つは通常のオフィス物件を使っているパターン、もう1つはマンション・アパートなどの居住用物件を使っているパターンです。居住用物件に関しては、当然ですが、物件への入り口がオフィスのエントランスのようになっていません。なので初めて来館した人は事前に説明をしておかないと困惑してしまう事態が起こってしまう可能性が高いです。また、ビジネス感がどうしても出にくいので、人によっては興ざめしてしまうような方もいらっしゃることでしょう。なので、慎重に選ぶようにしましょう。

・利用料金などはどういうシステムになっているか

→各バーチャルオフィスで会議室の利用料金は実に色々なパターンがあります。①一定以上利用すると割安 ②価格×時間数がメインになってくると思いますが、オフィスによって独自ルールがあるでしょうから確認をしておきましょう。会議室が常に空いているとは限らないので、予約をすることが出来るのか、部屋数はいくつなのかも知れると良いと思います。

・どんな会議室のパターンになっているか?

→会議室の形態も実に色々です。完全遮断型→半個室型→オープン空間の順に料金が安くなる傾向があります。自分の業種が機密情報や個人情報を多く扱うような仕事であれば遮蔽性の高い会議室が向いているでしょうし、そこまで仕事で関わるであろう方々が気にしないようであれば半個室やオープン型を検討しても良いかも知れません。

・会議室の中が見えるかどうか

→会議室の中の様子が見えやすいかどうかも重要です。特に女性の方の場合ですが、商談相手が初対面の男性だとして、セキュリティ的に不安を感じても無理はありません。もちろんそんな事気にしない、という方もいらっしゃると思いますが、ブラックボックスのような会議室と、ある程度中身がオープンになっている会議室を選べるとすれば、後者をお勧めします。

・備品はどんなものが揃っている?

→細かい話ですが、会議室にどんな備品がついているのかも確認すべきです。実際の商談の場面でどうせ備え付けで使えるんじゃないかと思っていても、料金を支払わなければならなかったり、そもそも無かったりすると焦ってしまいますし、大事なプレゼンが上手くいかない原因にもなってしまうかも知れないですよね。そういったリスクを減らすためにも事前に見ておきましょう。

・アクセスに便利な立地になってる?

→一般的にアクセスが良い=駅チカの土地になってきます。最寄り駅から徒歩10分圏内であれば比較的行きやすいと判断してもらえる事でしょう。駅チカの土地はその利便性から、料金も高い傾向にあります。そこに関しては自分の考えている予算と相談しながら決めていく、という事になるでしょう。電話で場所を説明するのが簡単かどうか?という視点は重要です。


【バーチャルオフィスの受付における注目点は?】

→バーチャルオフィスの基本的なサービスをまずは確認したいと思います。大きく分けて2つあり、①法人登記用の住所を貸し出す②郵便物を受け取り、指定住所に転送するというものです。最近ではスラックやチャットワークといった無料で使える便利なITツールが登場したことでオフィスが必要のない時代になってきています。バーチャルオフィスなので普段は住所地に出向くことが無くても、大事な商談やミーティングで住所地のオフィス(会議室)を使う場面は多くなってくる事が予想されます。

例えば法人口座開設時について考えてみると、銀行の審査担当の方とオフィスで面談することになります。その際のオフィスの雰囲気がどうかで、口座の開設が出来るか決まってくると言っても差し支えないと思います。通常の会社には来客者を案内する受付がありますよね。銀行の方もそのイメージで来ることでしょう。見た目がしっかり整っている受付と、ただ作っただけ、というような受付ではやはり雲泥の差になってきます。そこで悪い印象は絶対に与えない為にもちゃんとしたオフィスを選ぶようにしましょう。

・受付はある?

→バーチャルオフィスのHPだけでは受付があるかはっきりしない場合があります。暗黙の了解的にそんなの用意していて当たり前だろ!というご意見もあると思います。しかし念には念を入れて見学を前提に検討しましょう。マンションやアパートを施設として運営している場合はほぼ受付はないと考えてよいでしょう。上記でお伝えしたように銀行の法人口座審査担当者もいらっしゃる場面があると思います。ハードルを少しでも下げる為に受付がそもそもあるのかどうか?は確認しましょう。

・オフィスに常駐のスタッフはいる?

→常駐のスタッフがいるか、何人いるかというのも確認しておきましょう。何か予想出来ない事態が起こった時に(やむを得ない遅刻など)人がオフィスにいて間を繋いでくれたり、待っている場所を指示してもらうなど出来るかどうかで来客者からすると全然イメージが違うものです。

・予定にない来客者とどのような連絡手段が用意されているか?

→バーチャルオフィスというサービスの性格上、利用者の方が通勤するということは無いと思います。しかし事業を行っていって名刺を渡す人が増えるほど予期しない来客がいらっしゃる確率も高くなってきます。こういった突然のお客様がいらっしゃった時にオフィス側がどういった対応をしてくれるのかは頭に入れておくべきだと言えるでしょう。

・郵便物の受け取り体制は?

→利用者に届いた郵便物がどのような扱いになってくるのかは確認しましょう。本人限定郵便(簡易書留など)はどんな対応になるか、といった具合です。オフィスによってどういったものが受け取り可、または不可となっているのかを知れるようにしてください。

・来館者にとってイメージが良いか?

→人気のないオフィスというのは不気味ですし、寂しい感じがしますよね。通常のオフィスであれば人がいることによる喧騒があってしかるべきだと思います。バーチャルオフィスの中にはシェアオフィスやコワーキングスペースを併設し事業を展開しているオフィスもあれば、バーチャルオフィス専業で行っている所もあります。専業の場合は利用者の方が基本的にオフィスにいることが無い為閑散とした印象になることが多いです。他サービス併設型か専業はある程度HPでも分かることだと思いますので、見学に行く前に上記のような視点で見れると良いですね。